Datenschutzerklärung Privacy Policy

Präambel

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als "Daten" bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als "Onlineangebot").

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Verantwortlicher

DIPPEL CONSULTING
Rothusweg 14
6300 Zug
Schweiz

E-Mail-Adresse: info@dippelconsulting.ch

Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten.
• Zahlungsdaten.
• Kontaktdaten.
• Inhaltsdaten.
• Vertragsdaten.
• Nutzungsdaten.
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten.
• Bild- und/ oder Videoaufnahmen.
• Tonaufnahmen.
• Protokolldaten.

Kategorien betroffener Personen

• Leistungsempfänger und Auftraggeber.
• Beschäftigte.
• Interessenten.
• Kommunikationspartner.
• Nutzer.
• Geschäfts- und Vertragspartner.
• Abgebildete Personen.
• Dritte Personen.

Zwecke der Verarbeitung

• Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
• Kommunikation.
• Direktmarketing.
• Büro- und Organisationsverfahren.
• Organisations- und Verwaltungsverfahren.
• Feedback.
• Marketing.
• Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
• Informationstechnische Infrastruktur.
• Finanz- und Zahlungsmanagement.
• Öffentlichkeitsarbeit.
• Absatzförderung.
• Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Künstliche Intelligenz (KI).

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach der DSGVO: Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben den Regelungen der DSGVO nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der Datenschutzerklärung mit.

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO) – Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen spezifischen Zweck oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) – Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) – die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig, vorausgesetzt, dass die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten verlangen, nicht überwiegen.

Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach dem Schweizer Datenschutzgesetz: Wenn Sie sich in der Schweiz befinden, bearbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Bundesgesetzes über den Datenschutz (kurz „Schweizer DSG"). Anders als beispielsweise die DSGVO sieht das Schweizer DSG grundsätzlich nicht vor, dass eine Rechtsgrundlage für die Bearbeitung der Personendaten genannt werden muss und die Bearbeitung von Personendaten nach Treu und Glauben durchgeführt wird, rechtmäßig und verhältnismäßig ist (Art. 6 Abs. 1 und 2 des Schweizer DSG). Zudem werden Personendaten von uns nur zu einem bestimmten, für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft und nur so bearbeitet, wie es mit diesem Zweck vereinbar ist (Art. 6 Abs. 3 des Schweizer DSG).

Hinweis auf Geltung DSGVO und Schweizer DSG: Diese Datenschutzhinweise dienen sowohl der Informationserteilung nach dem Schweizer DSG als auch nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Aus diesem Grund bitten wir Sie zu beachten, dass aufgrund der breiteren räumlichen Anwendung und Verständlichkeit die Begriffe der DSGVO verwendet werden. Insbesondere statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung" von „Personendaten", „überwiegendes Interesse" und „besonders schützenswerte Personendaten" werden die in der DSGVO verwendeten Begriffe „Verarbeitung" von „personenbezogenen Daten" sowie „berechtigtes Interesse" und „besondere Kategorien von Daten" verwendet. Die gesetzliche Bedeutung der Begriffe wird jedoch im Rahmen der Geltung des Schweizer DSG weiterhin nach dem Schweizer DSG bestimmt.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

Sicherung von Online-Verbindungen durch TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie (HTTPS): Um die Daten der Nutzer, die über unsere Online-Dienste übertragen werden, vor unerlaubten Zugriffen zu schützen, setzen wir auf die TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie. Secure Sockets Layer (SSL) und Transport Layer Security (TLS) sind die Eckpfeiler der sicheren Datenübertragung im Internet. Diese Technologien verschlüsseln die Informationen, die zwischen der Website oder App und dem Browser des Nutzers (oder zwischen zwei Servern) übertragen werden, wodurch die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. TLS, als die weiterentwickelte und sicherere Version von SSL, gewährleistet, dass alle Datenübertragungen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Wenn eine Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von HTTPS in der URL signalisiert. Dies dient als ein Indikator für die Nutzer, dass ihre Daten sicher und verschlüsselt übertragen werden.

Übermittlung von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass diese an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt beziehungsweise ihnen gegenüber offengelegt werden. Zu den Empfängern dieser Daten können z. B. mit IT-Aufgaben beauftragte Dienstleister gehören oder Anbieter von Diensten und Inhalten, die in eine Website eingebunden sind. In solchen Fällen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw. Vereinbarungen, die dem Schutz Ihrer Daten dienen, mit den Empfängern Ihrer Daten ab.

Internationale Datentransfers

Datenverarbeitung in Drittländern: Sofern wir Daten in ein Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) übermitteln oder dies im Rahmen der Nutzung von Diensten Dritter oder der Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an andere Personen, Stellen oder Unternehmen geschieht (was erkennbar wird anhand der Postadresse des jeweiligen Anbieters oder wenn in der Datenschutzerklärung ausdrücklich auf den Datentransfer in Drittländer hingewiesen wird), erfolgt dies stets im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.

Für Datenübermittlungen in die USA stützen wir uns vorrangig auf das Data Privacy Framework (DPF), welches durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 als sicherer Rechtsrahmen anerkannt wurde. Zusätzlich haben wir mit den jeweiligen Anbietern Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die den Vorgaben der EU-Kommission entsprechen und vertragliche Verpflichtungen zum Schutz Ihrer Daten festlegen.

Diese zweifache Absicherung gewährleistet einen umfassenden Schutz Ihrer Daten: Das DPF bildet die primäre Schutzebene, während die Standardvertragsklauseln als zusätzliche Sicherheit dienen. Sollten sich Änderungen im Rahmen des DPF ergeben, greifen die Standardvertragsklauseln als zuverlässige Rückfalloption ein. So stellen wir sicher, dass Ihre Daten auch bei etwaigen politischen oder rechtlichen Veränderungen stets angemessen geschützt bleiben.

Bei den einzelnen Diensteanbietern informieren wir Sie darüber, ob sie nach dem DPF zertifiziert sind und ob Standardvertragsklauseln vorliegen. Weitere Informationen zum DPF und eine Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie auf der Website des US-Handelsministeriums unter https://www.dataprivacyframework.gov/ (in englischer Sprache).

Für Datenübermittlungen in andere Drittländer gelten entsprechende Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere Standardvertragsklauseln, ausdrückliche Einwilligungen oder gesetzlich erforderliche Übermittlungen. Informationen zu Drittlandtransfers und geltenden Angemessenheitsbeschlüssen können Sie dem Informationsangebot der EU-Kommission entnehmen: commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection.

Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland: Gemäß dem Schweizer DSG geben wir personenbezogene Daten nur dann ins Ausland bekannt, wenn ein angemessener Schutz der betroffenen Personen gewährleistet ist (Art. 16 Schweizer DSG). Sofern der Bundesrat keinen angemessenen Schutz festgestellt hat (Liste: bj.admin.ch/bj/de/home/staat/datenschutz/internationales/anerkennung-staaten.html), ergreifen wir alternative Sicherheitsmaßnahmen.

Für Datenübermittlungen in die USA stützen wir uns vorrangig auf das Data Privacy Framework (DPF), welches durch einen Angemessenheitsbeschluss der Schweiz vom 15. September 2024 als sicherer Rechtsrahmen anerkannt wurde. Zusätzlich haben wir mit den jeweiligen Anbietern Standarddatenschutzklauseln abgeschlossen, die von der Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) genehmigt wurden und vertragliche Verpflichtungen zum Schutz Ihrer Daten festlegen.

Diese zweifache Absicherung gewährleistet einen umfassenden Schutz Ihrer Daten: Das DPF bildet die primäre Schutzebene, während die Standarddatenschutzklauseln als zusätzliche Sicherheit dienen. Sollten sich Änderungen im Rahmen des DPF ergeben, greifen die Standarddatenschutzklauseln als zuverlässige Rückfalloption ein. So stellen wir sicher, dass Ihre Daten auch bei etwaigen politischen oder rechtlichen Veränderungen stets angemessen geschützt bleiben.

Bei den einzelnen Diensteanbietern informieren wir Sie darüber, ob sie nach dem DPF zertifiziert sind und ob Standarddatenschutzklauseln vorliegen. Die Liste der zertifizierten Unternehmen sowie weitere Informationen zum DPF finden Sie auf der Website des US-Handelsministeriums unter dataprivacyframework.gov (in englischer Sprache).

Für Datenübermittlungen in andere Drittländer gelten entsprechende Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich internationaler Verträge, spezifischer Garantien, von der EDÖB genehmigter Standarddatenschutzklauseln oder von der EDÖB oder einer zuständigen Datenschutzbehörde eines anderen Landes vorab anerkannter unternehmensinterner Datenschutzvorschriften.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen, wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung oder Archivierung der Daten erfordern.

Insbesondere müssen Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung notwendig ist zur Rechtsverfolgung oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen, entsprechend archiviert werden.

Unsere Datenschutzhinweise enthalten zusätzliche Informationen zur Aufbewahrung und Löschung von Daten, die speziell für bestimmte Verarbeitungsprozesse gelten.

Bei mehreren Angaben zur Aufbewahrungsdauer oder Löschungsfristen eines Datums, ist stets die längste Frist maßgeblich. Daten, die nicht mehr für den ursprünglich vorgesehenen Zweck, sondern aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder anderer Gründe aufbewahrt werden, verarbeiten wir ausschließlich zu den Gründen, die ihre Aufbewahrung rechtfertigen.

Aufbewahrung und Löschung von Daten: Die folgenden allgemeinen Fristen gelten für die Aufbewahrung und Archivierung nach dem Schweizer Recht:

• 10 Jahre – Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege und Rechnungen sowie alle erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Art. 958f des Schweizerischen Obligationenrechts (OR)).
• 10 Jahre – Daten, die zur Berücksichtigung potenzieller Schadenersatzansprüche oder ähnlicher vertraglicher Ansprüche und Rechte notwendig sind, sowie für die Bearbeitung damit verbundener Anfragen, basierend auf früheren Geschäftserfahrungen und den üblichen Branchenpraktiken, werden für den Zeitraum der gesetzlichen Verjährungsfrist von zehn Jahren gespeichert, es sei denn, eine kürzere Frist von fünf Jahren ist maßgeblich, die in bestimmten Fällen einschlägig ist (Art. 127, 130 OR). Mit Ablauf von fünf Jahren verjähren die Forderungen für Miet-, Pacht- und Kapitalzinse sowie andere periodische Leistungen, aus Lieferung von Lebensmitteln, für Beköstigung und für Wirtsschulden, sowie aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren, ärztlicher Besorgung, Berufsarbeiten von Anwälten, Rechtsagenten, Prokuratoren und Notaren und aus dem Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmern (Art. 128 OR).

Fristbeginn mit Ablauf des Jahres: Beginnt eine Frist nicht ausdrücklich zu einem bestimmten Datum und beträgt sie mindestens ein Jahr, so startet sie automatisch am Ende des Kalenderjahres, in dem das fristauslösende Ereignis eingetreten ist. Im Fall laufender Vertragsverhältnisse, in deren Rahmen Daten gespeichert werden, ist das fristauslösende Ereignis der Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Kündigung oder sonstige Beendigung des Rechtsverhältnisses.

Rechte der betroffenen Personen

Rechte der betroffenen Personen aus der DSGVO: Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
• Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, haben Sie ferner das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere einer Aufsichtsbehörde im Mitgliedstaat, in dem Sie sich gewöhnlich aufhalten, der Aufsichtsbehörde Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, eine Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sei sollten, dass die Verarbeitung der Ihre Person betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Rechte der betroffenen Personen nach dem Schweizer DSG:

Ihnen stehen als betroffene Person nach Maßgabe der Vorgaben des Schweizer DSG die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende Personendaten verarbeitet werden, und auf Erhalt derjenigen Informationen, die erforderlich sind, damit Sie Ihre Rechte nach diesem Gesetz geltend machen können und eine transparente Datenbearbeitung gewährleistet ist.
• Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung: Sie haben das Recht, die Herausgabe Ihrer Personendaten, die Sie uns bekanntgegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Personendaten zu verlangen.
• Recht auf Widerspruch, Löschung und Vernichtung: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, sowie zu verlangen, dass die Sie betreffenden Personendaten gelöscht oder vernichtet werden.

Geschäftliche Leistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Vertrags- und Geschäftspartner, etwa Kunden, Auftraggeber, Interessenten, Lieferanten und sonstige Kooperationspartner (zusammenfassend „Vertragspartner"), zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen sowie vergleichbaren Rechtsverhältnissen. Dies umfasst auch vorvertragliche Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, sowie die Kommunikation im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vertragsverhältnis.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Erfüllung unserer vertraglichen Haupt- und Nebenpflichten. Hierzu zählen die Erbringung der vereinbarten Leistungen, etwaige Aktualisierungs- und Informationspflichten, die Bearbeitung von Gewährleistungs- und sonstigen Leistungsstörungen, die Abwicklung von Widerrufen, Kündigungen von Dauerschuldverhältnissen, Rückabwicklungen, Erstattungen sowie die Bearbeitung sonstiger vertragsbezogener Erklärungen und Anfragen. Erfasst sind sowohl einmalige Verträge als auch fortlaufende Vertragsbeziehungen.

Verarbeitet werden insbesondere Stammdaten wie Name, Anschrift und ggf. Firma, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Vertrags- und Leistungsdaten wie Vertragsgegenstand, Vertragslaufzeit, Bestell- oder Vorgangsnummer, Nutzungs- und Leistungsdaten, Zahlungs- und Abrechnungsdaten sowie Kommunikationsinhalte und -historien. Soweit erforderlich, verarbeiten wir auch Daten, die uns im Rahmen der Durchführung eines Auftrags offengelegt oder übermittelt werden.

Darüber hinaus verarbeiten wir die Daten zur Wahrung unserer Rechte sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Dies umfasst insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Dokumentationspflichten sowie gegebenenfalls Nachweis- und Rechenschaftspflichten. Zudem erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung, internen Verwaltung, Risikosteuerung und IT-Sicherheit sowie am Schutz unseres Geschäftsbetriebs und unserer Vertragspartner vor Missbrauch, Gefährdung von Daten, Geheimnissen und sonstigen Rechtsgütern. Hierzu kann auch die Einbindung externer Dienstleister wie IT- und Telekommunikationsanbieter, Transport- und Logistikunternehmen, Zahlungsdienstleister, Banken, Steuer- und Rechtsberater oder sonstige Erfüllungsgehilfen gehören, soweit dies für die Vertragsdurchführung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Vertragserfüllung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Wahrung berechtigter Interessen oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Über darüberhinausgehende Verarbeitungen, insbesondere zu Marketingzwecken, informieren wir gesondert im Rahmen dieser Datenschutzerklärung.

Welche Daten im Einzelfall erforderlich sind, teilen wir den Vertragspartnern im Rahmen der Datenerhebung mit, etwa in Onlineformularen durch entsprechende Kennzeichnung oder im persönlichen Kontakt.

Die Löschung der Daten erfolgt, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, können eine längere Speicherung erfordern. Daten, die im Rahmen eines konkreten Auftrags übermittelt wurden, löschen wir nach Abschluss des Auftrags und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen, sofern keine weiteren gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen zur Speicherung bestehen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des jeweiligen Vertragsverhältnisses sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt wird, erfolgt sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer ordnungsgemäßen und effizienten Geschäftsorganisation, der internen Verwaltung und Dokumentation von Geschäftsvorgängen, der Durchsetzung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Sicherstellung der IT- und Datensicherheit, der Verhinderung von Missbrauch und Betrug sowie der wirtschaftlichen Steuerung und Weiterentwicklung unseres Geschäftsbetriebs. Diese Interessen bestehen insbesondere in der Gewährleistung eines sicheren und rechtssicheren Geschäftsbetriebs sowie in der Wahrung unserer unternehmerischen Handlungsfähigkeit.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z. B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie); Kontaktdaten (z. B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie).
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber; Interessenten; Geschäfts- und Vertragspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Kommunikation; Büro- und Organisationsverfahren; Organisations- und Verwaltungsverfahren; Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Consulting: Wir verarbeiten die Daten unserer Klienten sowie Interessenten und anderer Auftraggeber oder Vertragspartner (einheitlich bezeichnet als „Klienten"), um ihnen gegenüber unsere Leistungen erbringen zu können. Zu den Verfahren, die im Rahmen und zu den Zwecken des Consultings gehören, zählen: Kontaktaufnahme und Kommunikation mit den Klienten, Durchführung von Bedarfs- und Anforderungsanalysen, Planung und Implementierung von Beratungsprojekten, Dokumentation der Projektfortschritte und Ergebnisse, Erfassung und Verwaltung klientspezifischer Informationen und Daten, Terminplanung und -organisation, Bereitstellung von Beratungsressourcen und -materialien, Abrechnung und Zahlungsverwaltung, Nachbearbeitung und Follow-up von Beratungsprojekten, Qualitätssicherungs- und Feedback-Prozesse. Die verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang, der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertrags- und Klientenverhältnis. Sofern es für unsere Vertragserfüllung, zum Schutz lebenswichtiger Interessen oder gesetzlich erforderlich ist, bzw. eine Einwilligung der Klienten vorliegt, offenbaren oder übermitteln wir die Daten der Klienten unter Beachtung der berufsrechtlichen Vorgaben an Dritte oder Beauftragte, wie z. B. Behörden, Subunternehmer oder im Bereich der IT, der Büro- oder vergleichbarer Dienstleistungen. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).
• Unternehmensberatung: Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, Klienten sowie Interessenten und anderer Auftraggeber oder Vertragspartner (einheitlich bezeichnet als „Kunden"), um ihnen gegenüber unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Leistungen, insbesondere Beratungsleistungen, erbringen zu können. Die verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang, der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertrags- und Geschäftsverhältnis. Sofern es für unsere Vertragserfüllung oder gesetzlich erforderlich ist, bzw. eine Einwilligung der Kunden vorliegt, offenbaren oder übermitteln wir die Daten der Kunden unter Beachtung der berufsrechtlichen Vorgaben an Dritte oder Beauftragte, wie z. B. Behörden, Gerichte oder im Bereich der IT, der Büro- oder vergleichbarer Dienstleistungen. Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).

Geschäftsprozesse und -verfahren

Personenbezogene Daten von Leistungsempfängern und Auftraggebern – darunter Kunden, Klienten oder in speziellen Fällen Mandanten, Patienten oder Geschäftspartner sowie weitere Dritte – werden im Rahmen vertraglicher sowie vergleichbarer Rechtsverhältnisse und vorvertraglicher Maßnahmen wie der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen verarbeitet. Diese Datenverarbeitung unterstützt und erleichtert betriebswirtschaftliche Abläufe in Bereichen wie Kundenmanagement, Vertrieb, Zahlungsverkehr, Buchhaltung und Projektmanagement.

Die erfassten Daten dienen dazu, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen und betriebliche Prozesse effizient zu gestalten. Hierzu gehört die Abwicklung von Geschäftstransaktionen, das Management von Kundenbeziehungen, die Optimierung von Vertriebsstrategien sowie die Gewährleistung interner Rechnungs- und Finanzprozesse. Zusätzlich unterstützen die Daten die Wahrung der Rechte des Verantwortlichen und fördern Verwaltungsaufgaben sowie die Organisation des Unternehmens.

Personenbezogene Daten können an Dritte weitergegeben werden, sofern dies zur Erfüllung der genannten Zwecke oder gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist. Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt, werden die Daten gelöscht. Dies umfasst auch Daten, die aufgrund von steuerrechtlichen und gesetzlichen Nachweispflichten länger gespeichert werden müssen.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten; Zahlungsdaten; Kontaktdaten; Inhaltsdaten; Vertragsdaten; Nutzungsdaten; Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten; Protokolldaten.
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber; Interessenten; Kommunikationspartner; Geschäfts- und Vertragspartner; Dritte Personen; Nutzer; Beschäftigte.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren; Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren; Kommunikation; Marketing; Absatzförderung; Öffentlichkeitsarbeit; Finanz- und Zahlungsmanagement; Informationstechnische Infrastruktur.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Kontaktverwaltung und Kontaktpflege: Verfahren, die im Rahmen der Organisation, Pflege und Sicherung von Kontaktinformationen erforderlich sind (z. B. die Einrichtung und Wartung einer zentralen Kontaktdatenbank, regelmäßige Aktualisierungen der Kontaktinformationen, Überwachung der Datenintegrität, Implementierung von Datenschutzmaßnahmen, Sicherstellung der Zugriffskontrollen, Durchführung von Backups und Wiederherstellungen der Kontaktdaten, Schulung von Mitarbeitern im effektiven Umgang mit Kontaktmanagement-Software, regelmäßige Überprüfung der Kommunikationshistorie und Anpassung der Kontaktstrategien). Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Allgemeiner Zahlungsverkehr: Verfahren, die bei der Durchführung von Zahlungsvorgängen, der Überwachung von Bankkonten und der Kontrolle von Zahlungsströmen erforderlich sind (z. B. Erstellung und Prüfung von Überweisungen, Abwicklung des Lastschriftverkehrs, Kontrolle von Kontoauszügen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, Rücklastschriftmanagement, Kontenabstimmung, Cash-Management). Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Buchhaltung, Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung: Verfahren, die bei der Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle von Geschäftsvorgängen im Bereich der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erforderlich sind (z. B. Erstellung und Prüfung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen, Überwachung und Verwaltung von offenen Posten, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Abwicklung des Mahnwesens, Kontenabstimmung). Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Finanzbuchhaltung und Steuern: Verfahren, die bei der Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von finanzrelevanten Geschäftsvorfällen sowie bei der Berechnung, Meldung und Zahlung von Steuern erforderlich sind (z. B. Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen, Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen, steuerliche Beratung, Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen). Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Marketing, Werbung und Absatzförderung: Verfahren, die im Rahmen von Marketing, Werbung und Absatzförderung erforderlich sind (z. B. Marktanalyse und Zielgruppenbestimmung, Entwicklung von Marketingstrategien, Planung und Durchführung von Werbekampagnen, Online-Marketing einschließlich SEO und Social Media Kampagnen, Kundenbindungsprogramme, Performance-Messung und Optimierung der Marketingaktivitäten). Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Wirtschaftliche Analysen und Marktforschung: Zur Erfüllung betriebswirtschaftlicher Zwecke und zur Erkennung von Markttendenzen, Wünschen der Vertragspartner und Nutzern werden die vorliegenden Daten zu Geschäftsvorgängen, Verträgen, Anfragen etc. analysiert. Die Analysen dienen ausschließlich dem Verantwortlichen und werden nicht extern offenbart, außer es handelt sich um anonyme Analysen mit zusammengefassten, also anonymisierten Werten. Zudem wird auf die Privatsphäre der Nutzer Rücksicht genommen; die Daten werden für Analysezwecke möglichst pseudonymisiert und, sofern machbar, anonymisiert verarbeitet. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Öffentlichkeitsarbeit: Verfahren, die im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations erforderlich sind (z. B. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien, Planung und Durchführung von PR-Kampagnen, Erstellung und Verbreitung von Pressemitteilungen, Pflege von Medienkontakten, Monitoring und Analyse der Medienresonanz, Krisenkommunikation, Betreuung des Corporate Branding). Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eingesetzte Anbieter und Services

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit nutzen wir unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zusätzliche Dienste, Plattformen, Schnittstellen oder Plug-ins von Drittanbietern (kurz „Dienste"). Deren Nutzung beruht auf unseren Interessen an einer ordnungsgemäßen, rechtmäßigen und wirtschaftlichen Führung unseres Geschäftsbetriebs und unserer internen Organisation.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten; Zahlungsdaten; Kontaktdaten; Inhaltsdaten; Vertragsdaten.
• Betroffene Personen: Leistungsempfänger und Auftraggeber; Interessenten; Geschäfts- und Vertragspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren; Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftliche Verfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, um ihnen unsere Online-Dienste zur Verfügung stellen zu können. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die IP-Adresse des Nutzers, die notwendig ist, um die Inhalte und Funktionen unserer Online-Dienste an den Browser oder das Endgerät der Nutzer zu übermitteln.

• Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten; Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten; Protokolldaten; Inhaltsdaten.
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit; Informationstechnische Infrastruktur; Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Bereitstellung Onlineangebot auf gemietetem Speicherplatz: Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir Speicherplatz, Rechenkapazität und Software, die wir von einem entsprechenden Serveranbieter (auch „Webhoster" genannt) mieten oder anderweitig beziehen. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• E-Mail-Versand und -Hosting: Die von uns in Anspruch genommenen Webhosting-Leistungen umfassen ebenfalls den Versand, den Empfang sowie die Speicherung von E-Mails. Zu diesen Zwecken werden die Adressen der Empfänger sowie Absender als auch weitere Informationen betreffend den E-Mailversand sowie die Inhalte der jeweiligen E-Mails verarbeitet. Die vorgenannten Daten können ferner zu Zwecken der Erkennung von SPAM verarbeitet werden. Wir bitten darum, zu beachten, dass E-Mails im Internet grundsätzlich nicht verschlüsselt versendet werden. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
• Infomaniak: Leistungen auf dem Gebiet der Bereitstellung von informationstechnischer Infrastruktur und verbundenen Dienstleistungen (z. B. Speicherplatz und/oder Rechenkapazitäten). Dienstanbieter: Infomaniak AG, 25 Eugène-Marziano, 1227 Les Acacias, GE, Schweiz. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: infomaniak.com/de. Datenschutzerklärung: infomaniak.com/de/agb/datenschutzrichtlinien. Auftragsverarbeitungsvertrag: Wird vom Dienstanbieter bereitgestellt.

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per Post, Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten; Inhaltsdaten.
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Kommunikation; Organisations- und Verwaltungsverfahren; Feedback; Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Künstliche Intelligenz (KI)

Wir setzen Künstliche Intelligenz (KI) ein, wobei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die spezifischen Zwecke und unser Interesse am Einsatz der KI werden nachfolgend genannt. Unter KI verstehen wir entsprechend dem Begriff eines „KI-Systems" gemäß Artikel 3 Nr. 1 der KI-Verordnung ein maschinengestütztes System, das für einen in wechselndem Maße autonomen Betrieb ausgelegt ist, nach seiner Einführung anpassungsfähig sein kann und aus den erhaltenen Eingaben Ergebnisse wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen hervorbringt, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können.

Unsere KI-Systeme werden unter strikter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben eingesetzt. Diese umfassen sowohl spezifische Regelungen für Künstliche Intelligenz als auch Datenschutzvorgaben. Dabei halten wir insbesondere die Prinzipien der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Fairness, menschlichen Kontrolle, Zweckbindung, Datenminimierung und Integrität sowie Vertraulichkeit ein. Wir stellen sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten stets auf einer rechtlichen Grundlage erfolgt. Dies kann entweder die Einwilligung der betroffenen Personen oder eine gesetzliche Erlaubnis sein.

Bei der Nutzung externer KI-Systeme wählen wir deren Anbieter (nachfolgend „KI-Anbieter") sorgfältig aus. Entsprechend unseren gesetzlichen Pflichten stellen wir sicher, dass die KI-Anbieter die geltenden Bestimmungen einhalten. Ebenso beachten wir die uns obliegenden Pflichten bei Nutzung oder Betrieb der bezogenen KI-Leistungen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns und die KI-Anbieter erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung oder gesetzlichen Berechtigung. Dabei legen wir besonderen Wert auf Transparenz, Fairness und die Wahrung der menschlichen Kontrolle über KI-gestützte Entscheidungsprozesse.

Zum Schutz der verarbeiteten Daten implementieren wir angemessene und robuste technische sowie organisatorische Maßnahmen. Diese gewährleisten die Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten und minimieren potenzielle Risiken. Durch regelmäßige Überprüfungen der KI-Anbieter und ihrer Leistungen stellen wir die fortlaufende Einhaltung aktueller rechtlicher und ethischer Standards sicher.

• Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten; Nutzungsdaten.
• Betroffene Personen: Nutzer; Dritte Personen.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Künstliche Intelligenz (KI).
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• ChatGPT: KI-basierter Dienst, der darauf ausgelegt ist, natürliche Sprache und mit ihr verbundene Eingaben sowie Daten zu verstehen und zu generieren, Informationen zu analysieren und Vorhersagen zu treffen. Dienstanbieter: OpenAI Ireland Ltd, 117-126 Sheriff Street Upper, D01 YC43 Dublin 1, Irland. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: openai.com/de-DE/chatgpt/overview. Datenschutzerklärung: openai.com/de-DE/policies/privacy-policy. Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): privacy.openai.com.
• DeepL: Übersetzung von Texten in verschiedene Sprachen und Bereitstellung von Synonymen sowie Kontextbeispielen. Unterstützung bei der Korrektur und Verbesserung von Texten in verschiedenen Sprachen. Dienstanbieter: DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: deepl.com. Datenschutzerklärung: deepl.com/de/privacy. Auftragsverarbeitungsvertrag: Wird vom Dienstanbieter bereitgestellt.
• Claude API: KI-gestützter Dienst, der darauf ausgelegt ist, natürliche Sprache und damit verbundene Eingaben zu verstehen und zu generieren, Informationen zu analysieren sowie Vorhersagen zu treffen. Die Erbringung der KI-Dienste umfasst die Verarbeitung (einschließlich Sammlung, Speicherung, Organisation und Strukturierung) personenbezogener Daten im Rahmen eines auf natürlicher Sprache basierenden maschinellen Lernverfahrens; die Durchführung von Maßnahmen zur Überprüfung und Aufrechterhaltung der Qualität der Dienste; die Identifizierung und Behebung von Fehlern, die die vorgesehene Funktionalität beeinträchtigen können, sowie die Unterstützung zur Sicherstellung der Sicherheit und Integrität der KI-Dienste. Dienstanbieter: Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: anthropic.com. Datenschutzerklärung: anthropic.com/legal/privacy. Auftragsverarbeitungsvertrag: anthropic.com/legal/data-processing-addendum. Grundlage Drittlandtransfers: EU/EWR – Standardvertragsklauseln, Schweiz – Standardvertragsklauseln.
• Perplexity: Perplexity AI ermöglicht die Verarbeitung und Bereitstellung von Informationen durch künstliche Intelligenz. Dies umfasst die Beantwortung von Fragen, die Bereitstellung von Informationen auf Grundlage von Webinhalten sowie die Unterstützung bei der Recherche durch Zusammenfassung und Verweis auf relevante Quellen. Im Rahmen der Nutzung erfolgt eine automatisierte Analyse und Verarbeitung von Texteingaben durch künstliche Intelligenz, um kontextbezogene und präzise Antworten zu generieren. Es werden jedoch keine einzelnen Suchanfragen gespeichert, sodass keine dauerhafte Verknüpfung oder Nachverfolgung der Anfragen erfolgt. Dienstanbieter: Perplexity AI, Inc., 575 Market St. Fl 4, 94105 San Francisco, USA. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: perplexity.ai. Datenschutzerklärung: perplexity.ai/de/hub/legal/privacy-policy. Grundlage Drittlandtransfers: EU/EWR – Data Privacy Framework (DPF), Schweiz – Data Privacy Framework (DPF).

Videokonferenzen, Onlinemeetings, Webinare und Bildschirm-Sharing

Wir setzen Plattformen und Anwendungen anderer Anbieter (nachfolgend bezeichnet als „Konferenzplattformen") zu Zwecken der Durchführung von Video- und Audio-Konferenzen, Webinaren und sonstigen Arten von Video und Audio-Meetings (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als „Konferenz") ein. Bei der Auswahl der Konferenzplattformen und ihrer Leistungen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben.

Durch Konferenzplattformen verarbeitete Daten: Im Rahmen der Teilnahme an einer Konferenz verarbeiten die Konferenzplattformen die im Folgenden genannten personenbezogene Daten der Teilnehmer. Der Umfang der Verarbeitung hängt zum einen davon ab, welche Daten im Rahmen einer konkreten Konferenz gefordert werden (z. B. Angabe von Zugangsdaten oder Klarnamen) und welche optionalen Angaben durch die Teilnehmer getätigt werden. Neben der Verarbeitung zur Durchführung der Konferenz, können die Daten der Teilnehmer durch die Konferenzplattformen ebenfalls zu Sicherheitszwecken oder Serviceoptimierung verarbeitet werden. Zu den verarbeiteten Daten gehören Daten zur Person (Vorname, Nachname), Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Zugangsdaten (Zugangscodes oder Passwörter), Profilbilder, Angaben zur beruflichen Stellung/Funktion, die IP-Adresse des Internetzugangs, Angaben zu den Endgeräten der Teilnehmer, deren Betriebssystem, dem Browser und dessen technischen und sprachlichen Einstellungen, Informationen zu den inhaltlichen Kommunikationsvorgängen, d. h. Eingaben in Chats sowie Audio- und Videodaten, als auch die Nutzung anderer zur Verfügung stehender Funktionen (z. B. Umfragen). Inhalte der Kommunikationen werden in dem durch die Konferenzanbieter technisch bereitgestellten Umfang verschlüsselt.

Protokollierung und Aufnahmen: Falls Texteingaben, Teilnahmeergebnisse (z. B. von Umfragen) sowie Video- oder Audioaufnahmen protokolliert werden, wird dies den Teilnehmern im Vorwege transparent mitgeteilt und sie werden – soweit erforderlich – um eine Zustimmung gebeten.

Datenschutzmaßnahmen der Teilnehmer: Bitte beachten Sie zu den Details der Verarbeitung Ihrer Daten durch die Konferenzplattformen deren Datenschutzhinweise und wählen im Rahmen der Einstellungen der Konferenzplattformen, die für Sie optimalen Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen.

Hinweise zu Rechtsgrundlagen: Sofern neben den Konferenzplattformen auch wir die Daten der Nutzer verarbeiten und die Nutzer um deren Einwilligung in den Einsatz der Konferenzplattformen oder bestimmter Funktionen bitten (z. B. Einverständnis mit einer Aufzeichnung von Konferenzen), ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung diese Einwilligung. Ferner kann unsere Verarbeitung zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich sein. Im Übrigen werden die Daten der Nutzer auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Kommunikation mit unseren Kommunikationspartnern verarbeitet.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten; Kontaktdaten; Inhaltsdaten; Nutzungsdaten; Bild- und/ oder Videoaufnahmen; Tonaufnahmen; Protokolldaten.
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner; Nutzer; Abgebildete Personen.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Kommunikation; Büro- und Organisationsverfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Microsoft Teams: Nutzung zur Durchführung von Online-Veranstaltungen, -Konferenzen sowie Kommunikation mit internen und externen Teilnehmern. Eingesetzt werden Sprachübertragung, Direktnachrichten, Gruppenkommunikation und Kollaborationsfunktionen; verarbeitet werden Name, geschäftliche Kontaktdaten, Arbeitsprofil, Teilnahme sowie Inhalte (Audio/Video, Sprache, Chat, Dateien, Sprachtranskription). Audiosignale werden grundsätzlich nicht gespeichert, außer bei aktivierter Aufzeichnung. Meeting- und Konferenzaufzeichnungen werden standardmäßig 90 Tage gespeichert, es sei denn, eine andere Dauer wird festgelegt. Dienstanbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland; Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: microsoft.com/de-de/microsoft-teams. Datenschutzerklärung: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Grundlage Drittlandtransfers: EU/EWR – Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln; Schweiz – Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln.

Cloud-Dienste

Wir nutzen über das Internet zugängliche und auf den Servern ihrer Anbieter ausgeführte Softwaredienste (sogenannte „Cloud-Dienste", auch bezeichnet als „Software as a Service") für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten (z. B. Dokumentenspeicherung und -verwaltung, Austausch von Dokumenten, Inhalten und Informationen mit bestimmten Empfängern oder Veröffentlichung von Inhalten und Informationen).

In diesem Rahmen können personenbezogenen Daten verarbeitet und auf den Servern der Anbieter gespeichert werden, soweit diese Bestandteil von Kommunikationsvorgängen mit uns sind oder von uns sonst, wie im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargelegt, verarbeitet werden. Zu diesen Daten können insbesondere Stammdaten und Kontaktdaten der Nutzer, Daten zu Vorgängen, Verträgen, sonstigen Prozessen und deren Inhalte gehören. Die Anbieter der Cloud-Dienste verarbeiten ferner Nutzungsdaten und Metadaten, die von ihnen zu Sicherheitszwecken und zur Serviceoptimierung verwendet werden.

Sofern wir mit Hilfe der Cloud-Dienste für andere Nutzer oder öffentlich zugängliche Webseiten Formulare o.a. Dokumente und Inhalte bereitstellen, können die Anbieter Cookies auf den Geräten der Nutzer für Zwecke der Webanalyse oder, um sich Einstellungen der Nutzer (z. B. im Fall der Mediensteuerung) zu merken, speichern.

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten; Kontaktdaten; Inhaltsdaten; Nutzungsdaten; Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten.
• Betroffene Personen: Interessenten; Kommunikationspartner; Geschäfts- und Vertragspartner; Nutzer.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Büro- und Organisationsverfahren; Informationstechnische Infrastruktur; Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Infomaniak: Leistungen auf dem Gebiet der Bereitstellung von informationstechnischer Infrastruktur und verbundenen Dienstleistungen (z. B. Speicherplatz und/oder Rechenkapazitäten). Dienstanbieter: Infomaniak AG, 25 Eugène-Marziano, 1227 Les Acacias, GE, Schweiz. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: infomaniak.com/de. Datenschutzerklärung: infomaniak.com/de/agb/datenschutzrichtlinien. Auftragsverarbeitungsvertrag: Wird vom Dienstanbieter bereitgestellt.

Werbliche Kommunikation via E-Mail, Post, Fax oder Telefon

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der werblichen Kommunikation, die über diverse Kanäle, wie z. B. E-Mail, Telefon, Post oder Fax, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfolgen kann.

Die Empfänger haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen oder der werblichen Kommunikation jederzeit kostenlos über die oben genannten Kontaktmöglichkeit zu widersprechen.

Nach Widerruf oder Widerspruch speichern wir die zum Nachweis der bisherigen Berechtigung erforderlichen Daten zur Kontaktaufnahme oder Zusendung bis zu drei Jahre nach Ablauf des Jahres des Widerrufs oder Widerspruchs auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen. Die Verarbeitung dieser Daten ist auf den Zweck einer möglichen Abwehr von Ansprüchen beschränkt. Auf der Grundlage des berechtigten Interesses, den Widerruf bzw. Widerspruch der Nutzer dauerhaft zu beachten, speichern wir ferner die zur Vermeidung einer erneuten Kontaktaufnahme erforderlichen Daten (z. B. je nach Kommunikationskanal die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name).

• Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten; Kontaktdaten; Inhaltsdaten.
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Direktmarketing (z. B. per E-Mail oder postalisch); Marketing; Absatzförderung.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Präsenzen in sozialen Netzwerken (Social Media)

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und verarbeiten in diesem Rahmen Nutzerdaten, um mit den dort aktiven Nutzern zu kommunizieren oder Informationen über uns anzubieten.

Wir weisen darauf hin, dass dabei Nutzerdaten außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, weil so zum Beispiel die Durchsetzung der Nutzerrechte erschwert werden könnte.

Ferner werden die Daten der Nutzer innerhalb sozialer Netzwerke im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. So können beispielsweise anhand des Nutzungsverhaltens und sich daraus ergebender Interessen der Nutzer Nutzungsprofile erstellt werden. Letztere finden möglicherweise wiederum Verwendung, um etwa Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Netzwerke zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Daher werden im Regelfall Cookies auf den Rechnern der Nutzer gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten und die Interessen der Nutzer gespeichert werden. Zudem können in den Nutzungsprofilen auch Daten unabhängig der von den Nutzern verwendeten Geräten gespeichert werden (insbesondere, wenn sie Mitglieder der jeweiligen Plattformen und dort eingeloggt sind).

Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungsformen und der Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-out) verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen und Angaben der Betreiber der jeweiligen Netzwerke.

Auch im Fall von Auskunftsanfragen und der Geltendmachung von Betroffenenrechten weisen wir darauf hin, dass diese am effektivsten bei den Anbietern geltend gemacht werden können. Nur Letztere haben jeweils Zugriff auf die Nutzerdaten und können direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen und Auskünfte geben. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, dann können Sie sich an uns wenden.

• Verarbeitete Datenarten: Kontaktdaten; Inhaltsdaten; Nutzungsdaten.
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Kommunikation; Feedback; Öffentlichkeitsarbeit.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• LinkedIn: Soziales Netzwerk – Wir sind gemeinsam mit LinkedIn Irland Unlimited Company für die Erhebung (jedoch nicht die weitere Verarbeitung) von Daten der Besucher verantwortlich, die zur Erstellung der „Page-Insights" (Statistiken) unserer LinkedIn-Profile genutzt werden. Zu diesen Daten gehören Informationen über die Arten von Inhalten, die Nutzer sich ansehen oder mit denen sie interagieren, sowie die von ihnen vorgenommenen Handlungen. Datenschutzinformationen zur Verarbeitung von Nutzerdaten durch LinkedIn können den Datenschutzhinweisen von LinkedIn entnommen werden. Wir haben mit LinkedIn Irland eine spezielle Vereinbarung geschlossen („Page Insights Joint Controller Addendum"), in der insbesondere geregelt wird, welche Sicherheitsmaßnahmen LinkedIn beachten muss und in der LinkedIn sich bereit erklärt hat, die Rechte der Betroffenen zu erfüllen. Die gemeinsame Verantwortlichkeit beschränkt sich auf die Erhebung und Übermittlung der Daten an LinkedIn Irland Unlimited Company, ein Unternehmen mit Sitz in der EU. Die weitere Verarbeitung der Daten obliegt ausschließlich LinkedIn Irland Unlimited Company. Dienstanbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Dublin 2, Irland. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: linkedin.com. Datenschutzerklärung: linkedin.com/legal/privacy-policy. Grundlage Drittlandtransfers: EU/EWR – Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln; Schweiz – Data Privacy Framework (DPF), Standardvertragsklauseln. Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.
• Xing: Soziales Netzwerk. Dienstanbieter: New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: xing.com. Datenschutzerklärung: privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

Plug-ins und eingebettete Funktionen sowie Inhalte

Wir binden Funktions- und Inhaltselemente in unser Onlineangebot ein, die von den Servern ihrer jeweiligen Anbieter (nachfolgend als „Drittanbieter" bezeichnet) bezogen werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um Grafiken, Videos oder Stadtpläne handeln (nachfolgend einheitlich als „Inhalte" bezeichnet).

Die Einbindung setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte die IP-Adresse der Nutzer verarbeiten, da sie ohne IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte oder Funktionen erforderlich. Wir bemühen uns, nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte anzuwenden. Drittanbieter können ferner sogenannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als „Web Beacons" bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke einsetzen.

Hinweise zu Rechtsgrundlagen: Sofern wir die Nutzer um ihre Einwilligung in den Einsatz der Drittanbieter bitten, stellt die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung die Erlaubnis dar. Ansonsten werden die Nutzerdaten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d. h. Interesse an effizienten, wirtschaftlichen und empfängerfreundlichen Leistungen) verarbeitet.

• Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten; Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten.
• Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO); Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Google Fonts (Bereitstellung auf eigenem Server): Bereitstellung von Schriftarten-Dateien zwecks einer nutzerfreundlichen Darstellung unseres Onlineangebotes. Dienstanbieter: Die Google Fonts werden auf unserem Server gehostet, es werden keine Daten an Google übermittelt. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Management, Organisation und Hilfswerkzeuge

Wir setzen Dienstleistungen, Plattformen und Software anderer Anbieter (nachfolgend bezeichnet als „Drittanbieter") zu Zwecken der Organisation, Verwaltung, Planung sowie Erbringung unserer Leistungen ein. Bei der Auswahl der Drittanbieter und ihrer Leistungen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben.

In diesem Rahmen können personenbezogenen Daten verarbeitet und auf den Servern der Drittanbieter gespeichert werden. Hiervon können diverse Daten betroffen sein, die wir entsprechend dieser Datenschutzerklärung verarbeiten.

Sofern Nutzer im Rahmen der Kommunikation, von Geschäfts- oder anderen Beziehungen mit uns auf die Drittanbieter bzw. deren Software oder Plattformen verwiesen werden, können die Drittanbieter Nutzungsdaten und Metadaten zu Sicherheitszwecken, zur Serviceoptimierung oder zu Marketingzwecken verarbeiten.

• Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten; Nutzungsdaten; Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten; Bestandsdaten; Kontaktdaten; Vertragsdaten.
• Betroffene Personen: Kommunikationspartner; Nutzer; Interessenten; Geschäfts- und Vertragspartner.
• Zwecke der Verarbeitung und berechtigte Interessen: Erbringung vertraglicher Leistungen und Erfüllung vertraglicher Pflichten; Büro- und Organisationsverfahren.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
• Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

• Skribble: Elektronische Signatur von Dokumenten, Senden von Dokumenten zur Unterschrift, Verfolgung des Status von Dokumenten, Speicherung signierter Dokumente. Dienstanbieter: Skribble AG, Förrlibuckstrasse 190, 8005 Zürich, Schweiz. Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Website: skribble.com/de-de. Datenschutzerklärung: skribble.com/de-de/datenschutz.

Begriffsdefinitionen

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit die Begrifflichkeiten gesetzlich definiert sind, gelten deren gesetzliche Definitionen. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen dagegen vor allem dem Verständnis dienen.

• Beschäftigte: Als Beschäftigte werden Personen bezeichnet, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, sei es als Mitarbeiter, Angestellte oder in ähnlichen Positionen. Ein Beschäftigungsverhältnis ist eine rechtliche Beziehung zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, die durch einen Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung festgelegt wird. Es beinhaltet die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer eine Vergütung zu zahlen, während der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringt. Beschäftigtendaten sind alle Informationen, die sich auf diese Personen beziehen und im Kontext ihrer Beschäftigung stehen. Dies umfasst Aspekte wie persönliche Identifikationsdaten, Identifikationsnummern, Gehalts- und Bankdaten, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Gesundheitsdaten und Leistungsbeurteilungen.
• Bestandsdaten: Bestandsdaten umfassen wesentliche Informationen, die für die Identifikation und Verwaltung von Vertragspartnern, Benutzerkonten, Profilen und ähnlichen Zuordnungen notwendig sind. Diese Daten können u.a. persönliche und demografische Angaben wie Namen, Kontaktinformationen (Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen), Geburtsdaten und spezifische Identifikatoren (Benutzer-IDs) beinhalten.
• Inhaltsdaten: Inhaltsdaten umfassen Informationen, die im Zuge der Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Inhalten aller Art generiert werden. Diese Kategorie von Daten kann Texte, Bilder, Videos, Audiodateien und andere multimediale Inhalte einschließen, die auf verschiedenen Plattformen und Medien veröffentlicht werden. Inhaltsdaten sind nicht nur auf den eigentlichen Inhalt beschränkt, sondern beinhalten auch Metadaten, die Informationen über den Inhalt selbst liefern, wie Tags, Beschreibungen, Autoreninformationen und Veröffentlichungsdaten.
• Kontaktdaten: Kontaktdaten sind essentielle Informationen, die die Kommunikation mit Personen oder Organisationen ermöglichen. Sie umfassen u.a. Telefonnummern, postalische Adressen und E-Mail-Adressen, sowie Kommunikationsmittel wie soziale Medien-Handles und Instant-Messaging-Identifikatoren.
• Künstliche Intelligenz (KI): Der Zweck der Verarbeitung von Daten durch Künstliche Intelligenz (KI) umfasst die automatisierte Analyse und Verarbeitung von Nutzerdaten, um Muster zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und die Effizienz sowie die Qualität unserer Dienstleistungen zu verbessern. Dies beinhaltet die Sammlung, Bereinigung und Strukturierung der Daten, das Training und die Anwendung von KI-Modellen sowie die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der Ergebnisse und erfolgt ausschließlich mit Einwilligung der Nutzer oder aufgrund gesetzlicher Erlaubnisgrundlagen.
• Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten sind Kategorien, die Informationen über die Art und Weise enthalten, wie Daten verarbeitet, übermittelt und verwaltet werden. Meta-Daten, auch bekannt als Daten über Daten, umfassen Informationen, die den Kontext, die Herkunft und die Struktur anderer Daten beschreiben. Kommunikationsdaten erfassen den Austausch von Informationen zwischen Nutzern über verschiedene Kanäle. Verfahrensdaten beschreiben die Prozesse und Abläufe innerhalb von Systemen oder Organisationen.
• Nutzungsdaten: Nutzungsdaten beziehen sich auf Informationen, die erfassen, wie Nutzer mit digitalen Produkten, Dienstleistungen oder Plattformen interagieren. Diese Daten umfassen eine breite Palette von Informationen, die aufzeigen, wie Nutzer Anwendungen nutzen, welche Funktionen sie bevorzugen, wie lange sie auf bestimmten Seiten verweilen und über welche Pfade sie durch eine Anwendung navigieren. Nutzungsdaten können auch die Häufigkeit der Nutzung, Zeitstempel von Aktivitäten, IP-Adressen, Geräteinformationen und Standortdaten einschließen.
• Personenbezogene Daten: „Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z. B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann.
• Protokolldaten: Protokolldaten sind Informationen über Ereignisse oder Aktivitäten, die in einem System oder Netzwerk protokolliert wurden. Diese Daten enthalten typischerweise Informationen wie Zeitstempel, IP-Adressen, Benutzeraktionen, Fehlermeldungen und andere Details über die Nutzung oder den Betrieb eines Systems.
• Verantwortlicher: Als „Verantwortlicher" wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
• Verarbeitung: „Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten, sei es das Erheben, das Auswerten, das Speichern, das Übermitteln oder das Löschen.
• Vertragsdaten: Vertragsdaten sind spezifische Informationen, die sich auf die Formalisierung einer Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien beziehen. Sie dokumentieren die Bedingungen, unter denen Dienstleistungen oder Produkte bereitgestellt, getauscht oder verkauft werden. Vertragsdaten können Start- und Enddaten des Vertrages, die Art der vereinbarten Leistungen oder Produkte, Preisvereinbarungen, Zahlungsbedingungen, Kündigungsrechte, Verlängerungsoptionen und spezielle Bedingungen oder Klauseln umfassen.
• Zahlungsdaten: Zahlungsdaten umfassen sämtliche Informationen, die zur Abwicklung von Zahlungstransaktionen zwischen Käufern und Verkäufern benötigt werden. Sie beinhalten Details wie Kreditkartennummern, Bankverbindungen, Zahlungsbeträge, Transaktionsdaten, Verifizierungsnummern und Rechnungsinformationen.

Preamble

With the following privacy policy, we wish to inform you about the types of personal data (hereinafter also referred to as “data”) we process, for what purposes and to what extent. This privacy policy applies to all processing of personal data carried out by us, both in the context of providing our services and, in particular, on our websites, in mobile applications and within external online presences, such as our social media profiles (hereinafter collectively referred to as the “online offering”).

The terms used are not gender-specific.

Data controller

DIPPEL CONSULTING
Rothusweg 14
6300 Zug
Switzerland

Email address: info@dippelconsulting.ch

Overview of data processing

The following overview summarises the types of data processed and the purposes of their processing, and refers to the data subjects.

Types of data processed

• Stock data.
• Payment details.
• Contact details.
• Content data.
• Contract data.
• Usage data.
• Meta, communication and process data.
• Image and/or video recordings.
• Audio recordings.
• Log data.

Categories of data subjects

• Service recipients and clients.
• Employees.
• Prospective clients.
• Communication partners.
• Users.
• Business and contractual partners.
• People depicted.
• Third parties.

Purposes of processing

• Provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations.
• Communication.
• Direct marketing.
• Office and organisational procedures.
• Organisational and administrative procedures.
• Feedback.
• Marketing.
• Provision of our online services and user-friendliness.
• IT infrastructure.
• Financial and payment management.
• Public relations.
• Sales promotion.
• Business processes and management procedures.
• Artificial intelligence (AI).

Relevant legal bases

Relevant legal bases under the GDPR: Below is an overview of the legal bases under the GDPR on which we process personal data. Please note that, in addition to the provisions of the GDPR, national data protection regulations may apply in your country of residence or our country of domicile. Should more specific legal bases apply in individual cases, we will inform you of these in the privacy policy.

• Consent (Art. 6(1)(a) GDPR) – The data subject has given consent to the processing of personal data concerning them for a specific purpose or several specific purposes.
• Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR) – Processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.
• Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR) – Processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject.
• Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR) – Processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, provided that such interests are not overridden by the interests, fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data.

Relevant legal bases under the Swiss Data Protection Act: If you are located in Switzerland, we process your data on the basis of the Federal Act on Data Protection (the “Swiss DPA” for short). Unlike the GDPR, for example, the Swiss DPA does not generally require a legal basis to be specified for the processing of personal data, provided that the processing is carried out in good faith and is lawful and proportionate (Art. 6(1) and (2) of the Swiss DPA). Furthermore, we only collect personal data for a specific purpose that is recognisable to the data subject and only process it in a manner compatible with that purpose (Art. 6(3) of the Swiss DPA).

Note on the applicability of the GDPR and the Swiss DPA: This privacy notice serves to provide information in accordance with both the Swiss DPA and the General Data Protection Regulation (GDPR). For this reason, please note that the terms used in the GDPR are employed due to its broader geographical scope and clarity. In particular, instead of the terms “processing” of “personal data”, “overriding interest” and “sensitive personal data” used in the Swiss DPA, the terms “processing” of “personal data”, “legitimate interest” and “special categories of data” used in the GDPR are employed. However, the legal meaning of the terms continues to be determined in accordance with the Swiss Data Protection Act (DSG) within the scope of its application.

Security measures

We implement appropriate technical and organisational measures in accordance with legal requirements, taking into account the state of the art, the costs of implementation, and the nature, scope, context and purposes of the processing, as well as the varying likelihood and severity of the risks to the rights and freedoms of natural persons, in order to ensure a level of security appropriate to the risk.

These measures include, in particular, safeguarding the confidentiality, integrity and availability of data by controlling physical and electronic access to the data, as well as access to, input of, disclosure of, and safeguarding the availability of the data, and its segregation. Furthermore, we have established procedures to ensure the exercise of data subjects’ rights, the erasure of data and responses to data breaches. Furthermore, we take the protection of personal data into account right from the development and selection of hardware, software and procedures, in accordance with the principle of data protection by design and through privacy-friendly default settings.

Securing online connections using TLS/SSL encryption technology (HTTPS): To protect users’ data transmitted via our online services from unauthorised access, we use TLS/SSL encryption technology. Secure Sockets Layer (SSL) and Transport Layer Security (TLS) are the cornerstones of secure data transmission on the internet. These technologies encrypt the information transmitted between the website or app and the user’s browser (or between two servers), thereby protecting the data from unauthorised access. TLS, as the further developed and more secure version of SSL, ensures that all data transmissions meet the highest security standards. When a website is secured by an SSL/TLS certificate, this is indicated by the display of HTTPS in the URL. This serves as an indicator to users that their data is being transmitted securely and in encrypted form.

Transfer of personal data

In the course of our processing of personal data, it may happen that such data is transferred to or disclosed to other bodies, companies, legally independent organisational units or individuals. Recipients of this data may include, for example, service providers commissioned with IT tasks or providers of services and content integrated into a website. In such cases, we comply with legal requirements and, in particular, conclude appropriate contracts or agreements with the recipients of your data to ensure the protection of your data.

International data transfers

Data processing in third countries: Where we transfer data to a third country (i.e. outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA)), or where this occurs in the context of using third-party services or the disclosure or transfer of data to other bodies or companies organisations or companies (which can be identified by the postal address of the respective provider or if the privacy policy expressly refers to data transfers to third countries), this is always done in accordance with legal requirements.

For data transfers to the USA, we rely primarily on the Data Privacy Framework (DPF), which was recognised as a secure legal framework by an adequacy decision of the European Commission dated 10 July 2023. In addition, we have entered into standard contractual clauses with the respective providers that comply with the requirements of the European Commission and set out contractual obligations to protect your data.

This dual safeguard ensures comprehensive protection of your data: the DPF forms the primary level of protection, whilst the standard contractual clauses serve as additional security. Should changes arise within the framework of the DPF, the standard contractual clauses act as a reliable fallback option. In this way, we ensure that your data remains adequately protected at all times, even in the event of any political or legal changes.

For individual service providers, we will inform you whether they are certified under the DPF and whether standard contractual clauses are in place. Further information on the DPF and a list of certified companies can be found on the US Department of Commerce website at https://www.dataprivacyframework.gov/ (in English).

Appropriate security measures apply to data transfers to other third countries, in particular standard contractual clauses, explicit consent or transfers required by law. Information on third-country transfers and applicable adequacy decisions can be found on the European Commission’s website: commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection.

Disclosure of personal data abroad: In accordance with the Swiss Data Protection Act (DSG), we only disclose personal data abroad if adequate protection for the data subjects is guaranteed (Art. 16 Swiss DSG). Where the Federal Council has not determined that adequate protection exists (list: bj.admin.ch/bj/de/home/staat/datenschutz/internationales/anerkennung-staaten.html), we implement alternative security measures.

For data transfers to the USA, we rely primarily on the Data Privacy Framework (DPF), which was recognised as a secure legal framework by a Swiss adequacy decision dated 15 September 2024. In addition, we have entered into standard data protection clauses with the respective providers, which have been approved by the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) and set out contractual obligations to protect your data.

This dual safeguard ensures comprehensive protection of your data: the DPF forms the primary level of protection, whilst the standard data protection clauses serve as an additional safeguard. Should changes arise within the framework of the DPF, the standard data protection clauses act as a reliable fallback option. In this way, we ensure that your data remains adequately protected at all times, even in the event of any political or legal changes.

For each service provider, we will inform you whether they are certified under the DPF and whether standard data protection clauses are in place. The list of certified companies and further information on the DPF can be found on the US Department of Commerce website at dataprivacyframework.gov (in English).

Appropriate safeguards apply to data transfers to other third countries, including international agreements, specific guarantees, standard data protection clauses approved by the FDPIC, or internal corporate data protection policies pre-approved by the FDPIC or a competent data protection authority in another country.

General information on data storage and deletion

We delete personal data that we process in accordance with legal provisions as soon as the underlying consents are withdrawn or there are no further legal grounds for processing. This applies to cases where the original purpose of processing no longer applies or the data is no longer required. Exceptions to this rule apply where legal obligations or specific interests require the data to be retained or archived for a longer period.

In particular, data that must be retained for commercial or tax law reasons, or where storage is necessary for legal proceedings or to protect the rights of other natural or legal persons, must be archived accordingly.

Our privacy policy contains additional information on the retention and deletion of data that applies specifically to certain processing operations.

Where there are multiple specifications regarding the retention period or deletion deadlines for a particular piece of data, the longest period shall always apply. We process data that is no longer retained for its originally intended purpose, but rather due to legal requirements or other reasons, exclusively for the purposes that justify its retention.

Retention and deletion of data: The following general time limits apply to the retention and archiving of data under Swiss law:

• 10 years – Retention period for books and records, annual financial statements, inventories, management reports, opening balance sheets, accounting documents and invoices, as well as all necessary work instructions and other organisational documents (Art. 958f of the Swiss Code of Obligations (CO)).
• 10 years – Data necessary for the consideration of potential claims for damages or similar contractual claims and rights, as well as for the processing of related enquiries, based on previous business experience and standard industry practices, shall be stored for the statutory limitation period of ten years, unless a shorter period of five years applies, which is relevant in certain cases (Art. 127, 130 CO). Upon expiry of five years, claims for rent, leasehold rent and capital interest, as well as other periodic payments, arising from the supply of food, for board and lodging and for innkeepers’ debts, as well as from craft work, retail sale of goods, medical services, professional services provided by lawyers, legal agents, solicitors and notaries, and from the employment relationship of employees (Art. 128 CO).

Commencement of the period at the end of the year: If a period does not expressly commence on a specific date and is at least one year in duration, it automatically begins at the end of the calendar year in which the event triggering the period occurred. In the case of ongoing contractual relationships within the scope of which data is stored, the event triggering the time limit is the date on which the termination or other termination of the legal relationship takes effect.

Rights of data subjects

Rights of data subjects under the GDPR: As data subjects, you are entitled to various rights under the GDPR, which arise in particular from Articles 15 to 21 of the GDPR:

• Right to object: You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of Article 6(1)(e) or (f) of the GDPR; this also applies to profiling based on these provisions. If personal data concerning you is processed for the purposes of direct marketing, you have the right to object at any time to the processing of personal data concerning you for the purposes of such marketing; this also applies to profiling insofar as it is related to such direct marketing.
• Right to withdraw consent: You have the right to withdraw any consent you have given at any time.
• Right of access: You have the right to request confirmation as to whether data concerning you is being processed, and to access this data, as well as to receive further information and a copy of the data in accordance with legal requirements.
• Right to rectification: In accordance with legal requirements, you have the right to request that data concerning you be completed or that incorrect data concerning you be rectified.
• Right to erasure and restriction of processing: In accordance with legal requirements, you have the right to request that data concerning you be erased without delay, or alternatively, in accordance with legal requirements, to request a restriction on the processing of the data.
• Right to data portability: You have the right, in accordance with legal requirements, to receive data concerning you that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format, or to request that it be transmitted to another controller.
• Complaint to a supervisory authority: In accordance with the statutory provisions and without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular a supervisory authority in the Member State in which you habitually reside, the supervisory authority of your place of work or the place of the alleged infringement, should you consider that the processing of personal data relating to you infringes the GDPR.

Rights of data subjects under the Swiss Data Protection Act (DSG):

As a data subject, you are entitled to the following rights in accordance with the provisions of the Swiss Data Protection Act:

• Right of access: You have the right to request confirmation as to whether personal data concerning you is being processed, and to receive the information necessary to enable you to exercise your rights under this law and to ensure transparent data processing.
• Right to data access or portability: You have the right to request the return of your personal data that you have provided to us in a commonly used electronic format.
• Right to rectification: You have the right to request the rectification of any inaccurate personal data concerning you.
• Right to object, erasure and destruction: You have the right to object to the processing of your data, and to request that personal data concerning you be erased or destroyed.

Business services

We process personal data of our contractual and business partners, such as customers, clients, prospective customers, suppliers and other cooperation partners (collectively “contractual partners”), for the purpose of establishing, executing and fulfilling contractual relationships and comparable legal relationships. This also includes pre-contractual measures carried out upon request, as well as communication in connection with the respective contractual relationship.

The processing serves, in particular, to fulfil our primary and ancillary contractual obligations. These include the provision of the agreed services, any obligations to update or provide information, the handling of warranty claims and other service disruptions, the processing of revocations, terminations of continuing obligations, reversals, refunds, and the handling of other contract-related declarations and enquiries. This covers both one-off contracts and ongoing contractual relationships.

In particular, we process master data such as name, address and, where applicable, company name; contact details such as email address and telephone number; contract and service data such as the subject matter of the contract, contract term, order or transaction number; usage and service data; payment and billing data; as well as communication content and history. Where necessary, we also process data disclosed or transmitted to us in the course of carrying out an order.

Furthermore, we process the data to safeguard our rights and to fulfil legal obligations. This includes, in particular, retention obligations under commercial and tax law, documentation obligations and, where applicable, obligations to provide evidence and account for actions. Furthermore, processing takes place on the basis of our legitimate interests in proper business management, internal administration, risk management and IT security, as well as in protecting our business operations and our contractual partners from misuse, threats to data, confidential information and other legal interests. This may also include the involvement of external service providers such as IT and telecommunications providers, transport and logistics companies, payment service providers, banks, tax and legal advisers or other vicarious agents, insofar as this is necessary for the performance of the contract or to fulfil legal obligations.

Personal data is disclosed to third parties only to the extent necessary for the performance of the contract, the implementation of pre-contractual measures, the safeguarding of legitimate interests or the fulfilment of legal obligations. We provide separate information regarding any further processing, in particular for marketing purposes, within the scope of this privacy policy.

We inform our contractual partners of the data required in each individual case at the time of data collection, for example by means of appropriate labelling in online forms or through personal contact.

Data is deleted as soon as it is no longer required for the aforementioned purposes and there are no conflicting statutory retention obligations. Statutory retention periods, in particular under commercial and tax law, may require longer storage. We delete data transmitted in connection with a specific order upon completion of the order and expiry of any retention periods, provided there are no further legal or contractual obligations to retain the data.

The legal basis for the processing is Article 6(1)(b) of the GDPR for the implementation of pre-contractual measures and the fulfilment of the respective contractual relationship, as well as Article 6(1)(c) of the GDPR for the fulfilment of legal obligations. Insofar as the processing is based on legitimate interests, it is carried out on the basis of Article 6(1)(f) of the GDPR. Where processing is based on Article 6(1)(f) of the GDPR, it is carried out to safeguard our legitimate interests in the proper and efficient organisation of our business, the internal administration and documentation of business processes, the enforcement and defence of legal claims, the assurance of IT and data security, the prevention of misuse and fraud, and the economic management and further development of our business operations. These interests consist, in particular, of ensuring secure and legally compliant business operations and safeguarding our ability to act as a business.

• Types of data processed: Master data (e.g. full name, residential address, contact details, customer number, etc.); payment data (e.g. bank details, invoices, payment history); contact details (e.g. postal and email addresses or telephone numbers); contract data (e.g. subject matter of the contract, term, customer category).
• Data subjects: Service recipients and clients; prospective customers; business and contractual partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations; communication; office and organisational procedures; organisational and administrative procedures; business processes and business management procedures.
• Retention and erasure: Erasure in accordance with the information in the section “General information on data storage and erasure”.
• Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR); Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR); Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing operations, procedures and services:

• Consulting: We process the data of our clients, as well as prospective clients and other clients or contractual partners (collectively referred to as “clients”), in order to be able to provide our services to them. The procedures that form part of and serve the purposes of consulting include: establishing contact and communicating with clients, conducting needs and requirements analyses, planning and implementing consultancy projects, documenting project progress and results, recording and managing client-specific information and data, scheduling and organising appointments, providing consultancy resources and materials, invoicing and payment management, post-project processing and follow-up of consultancy projects, quality assurance and feedback processes. The data processed, as well as the nature, scope, purpose and necessity of its processing, are determined by the underlying contractual and client relationship. Where necessary for the performance of our contract, to protect vital interests or as required by law, or where the client has given their consent, we disclose or transfer client data to third parties or agents, such as public authorities, subcontractors or providers of IT, office or similar services, in accordance with professional regulations. Legal basis: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR).
• Management consultancy: We process the data of our customers, clients, prospective clients and other clients or contractual partners (collectively referred to as “customers”) in order to be able to provide them with our contractual or pre-contractual services, in particular consultancy services. The data processed, as well as the nature, scope, purpose and necessity of its processing, are determined by the underlying contractual and business relationship. Where necessary for the performance of our contract or required by law, or where the customer’s consent has been obtained, we disclose or transfer customers’ data to third parties or agents, such as public authorities, courts or providers of IT, office or similar services, in accordance with professional regulations. Legal basis: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR).

Business processes and procedures

Personal data of service recipients and clients – including customers, clients or, in specific cases, patients or business partners, as well as other third parties – is processed within the framework of contractual and comparable legal relationships and pre-contractual measures such as the initiation of business relationships. This data processing supports and facilitates business processes in areas such as customer management, sales, payment transactions, accounting and project management.

The data collected serves to fulfil contractual obligations and to organise operational processes efficiently. This includes the processing of business transactions, the management of customer relationships, the optimisation of sales strategies, and the safeguarding of internal invoicing and financial processes. In addition, the data supports the protection of the controller’s rights and facilitates administrative tasks as well as the organisation of the company.

Personal data may be disclosed to third parties where this is necessary to fulfil the aforementioned purposes or legal obligations. Once statutory retention periods have expired or if the purpose of the processing no longer applies, the data will be deleted. This also includes data that must be stored for longer periods due to tax and legal documentation requirements.

• Types of data processed: Master data; payment data; contact details; content data; contract data; usage data; meta, communication and procedural data; log data.
• Data subjects: Service recipients and clients; prospective clients; communication partners; business and contractual partners; third parties; users; employees.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations; office and organisational procedures; business processes and business management procedures; communication; marketing; sales promotion; public relations; financial and payment management; IT infrastructure.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information provided in the section ‘General information on data storage and deletion’.
• Legal basis: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR); Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR); Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR).

Further information on processing procedures, processes and services:

• Contact management and maintenance: Procedures required for the organisation, maintenance and safeguarding of contact information (e.g. the establishment and maintenance of a central contact database, regular updates of contact information, monitoring of data integrity, implementation of data protection measures, ensuring access controls, carrying out backups and restores of contact data, training staff in the effective use of contact management software, regularly reviewing communication history and adapting contact strategies). Legal basis: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• General payment transactions: procedures necessary for the execution of payment transactions, the monitoring of bank accounts and the control of payment flows (e.g. creation and verification of bank transfers, processing of direct debits, checking of bank statements, monitoring of incoming and outgoing payments, management of returned direct debits, account reconciliation, cash management). Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Accounting, accounts payable and accounts receivable: procedures required for the recording, processing and checking of business transactions in the area of accounts payable and accounts receivable (e.g. creation and verification of incoming and outgoing invoices, monitoring and management of open items, execution of payment transactions, handling of dunning procedures, account reconciliation). Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR), Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Financial accounting and taxes: Procedures required for the recording, management and control of financially relevant business transactions, as well as for the calculation, reporting and payment of taxes (e.g. account allocation and posting of business transactions, preparation of quarterly and annual financial statements, tax advice, preparation and submission of tax returns). Legal bases: Performance of a contract and pre-contractual enquiries (Art. 6(1)(b) GDPR), Legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR), Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Marketing, advertising and sales promotion: processes required in the context of marketing, advertising and sales promotion (e.g. market analysis and target group identification, development of marketing strategies, planning and implementation of advertising campaigns, online marketing including SEO and social media campaigns, customer loyalty programmes, performance measurement and optimisation of marketing activities). Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Economic analyses and market research: To fulfil business management purposes and to identify market trends, the wishes of contractual partners and users, the available data on business transactions, contracts, enquiries, etc. is analysed. The analyses are used exclusively by the controller and are not disclosed externally, unless they are anonymous analyses containing aggregated, i.e. anonymised, values. Furthermore, consideration is given to users’ privacy; where possible, the data is processed in a pseudonymised form for analysis purposes and, where feasible, in an anonymised form. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Public relations: Procedures required in the context of public relations (e.g. development and implementation of communication strategies, planning and execution of PR campaigns, drafting and distribution of press releases, maintaining media contacts, monitoring and analysing media coverage, crisis communication, management of corporate branding). Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Providers and services used in the course of business

In the course of our business activities, we use additional services, platforms, interfaces or plug-ins from third-party providers (hereinafter referred to as “services”) in compliance with legal requirements. Their use is based on our interests in the proper, lawful and efficient management of our business operations and our internal organisation.

• Types of data processed: Master data; payment data; contact details; content data; contract data.
• Data subjects: Service recipients and clients; prospective clients; business and contractual partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations; office and organisational procedures; business processes and business management procedures.
• Retention and erasure: Erasure in accordance with the information in the section ‘General information on data storage and erasure’.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Provision of the online offering and web hosting

We process users’ data in order to provide them with our online services. For this purpose, we process the user’s IP address, which is necessary to transmit the content and functions of our online services to the user’s browser or device.

• Types of data processed: Usage data; meta, communication and procedural data; log data; content data.
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of our online services and user-friendliness; IT infrastructure; provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations.
• Retention and erasure: Erasure in accordance with the information in the section “General information on data storage and erasure”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, processes and services:

• Provision of online services on rented storage space: To provide our online services, we use storage space, computing capacity and software that we rent or otherwise obtain from a relevant server provider (also known as a “web host”). Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Email dispatch and hosting: The web hosting services we use also include the sending, receiving and storage of emails. For these purposes, the addresses of the recipients and senders, as well as further information regarding the dispatch of emails and the content of the respective emails, are processed. The aforementioned data may also be processed for the purpose of detecting spam. Please note that emails are generally not sent in encrypted form over the internet. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Infomaniak: Services in the field of providing IT infrastructure and related services (e.g. storage space and/or computing capacity). Service provider: Infomaniak AG, 25 Eugène-Marziano, 1227 Les Acacias, GE, Switzerland. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: infomaniak.com/de. Privacy policy: infomaniak.com/de/agb/datenschutzrichtlinien. Data processing agreement: Provided by the service provider.

Contact and enquiry management

When you contact us (e.g. by post, contact form, email, telephone or via social media) and within the context of existing user and business relationships, the details of the enquirers are processed to the extent necessary to respond to contact enquiries and any requested actions.

• Types of data processed: Contact details; content data.
• Data subjects: Communication partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Communication; organisational and administrative procedures; feedback; provision of our online services and user-friendliness.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information in the section “General information on data storage and deletion”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Artificial Intelligence (AI)

We use artificial intelligence (AI), which involves the processing of personal data. The specific purposes and our interest in the use of AI are set out below. By AI, we mean, in accordance with the definition of an ‘AI system’ under Article 3(1) of the AI Regulation, a machine-based system designed to operate with varying degrees of autonomy, capable of adapting after deployment, and which produces outputs such as predictions, content, recommendations or decisions from the inputs received, which may affect physical or virtual environments.

Our AI systems are used in strict compliance with legal requirements. These include both specific regulations for artificial intelligence and data protection requirements. In doing so, we adhere in particular to the principles of lawfulness, transparency, fairness, human oversight, purpose limitation, data minimisation, integrity and confidentiality. We ensure that the processing of personal data always takes place on a legal basis. This may be either the consent of the data subjects or a statutory authorisation.

When using external AI systems, we carefully select their providers (hereinafter “AI providers”). In accordance with our legal obligations, we ensure that the AI providers comply with the applicable regulations. We also observe the obligations incumbent upon us when using or operating the AI services procured. The processing of personal data by us and the AI providers takes place exclusively on the basis of consent or legal authorisation. In doing so, we place particular emphasis on transparency, fairness and the preservation of human control over AI-supported decision-making processes.

To protect the data being processed, we implement appropriate and robust technical and organisational measures. These ensure the integrity and confidentiality of the processed data and minimise potential risks. Through regular reviews of AI providers and their services, we ensure ongoing compliance with current legal and ethical standards.

• Types of data processed: Content data; usage data.
• Data subjects: Users; third parties.
• Purposes of processing and legitimate interests: Artificial intelligence (AI).
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information in the section “General information on data storage and deletion”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, processes and services:

• ChatGPT: AI-based service designed to understand and generate natural language and related inputs and data, analyse information and make predictions. Service provider: OpenAI Ireland Ltd, 117-126 Sheriff Street Upper, D01 YC43 Dublin 1, Ireland. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: openai.com/de-DE/chatgpt/overview. Privacy policy: openai.com/de-DE/policies/privacy-policy. Opt-out option: privacy.openai.com.
• DeepL: Translation of texts into various languages and provision of synonyms and contextual examples. Support for the correction and improvement of texts in various languages. Service provider: DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Cologne, Germany. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: deepl.com. Privacy policy: deepl.com/de/privacy. Data processing agreement: Provided by the service provider.
• Claude API: AI-powered service designed to understand and generate natural language and related inputs, analyse information and make predictions. The provision of the AI services involves the processing (including collection, storage, organisation and structuring) of personal data as part of a natural language-based machine learning process; the implementation of measures to verify and maintain the quality of the services; the identification and rectification of errors that may impair the intended functionality; and support to ensure the security and integrity of the AI services. Service provider: Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: anthropic.com. Privacy policy: anthropic.com/legal/privacy. Data processing agreement: anthropic.com/legal/data-processing-addendum. Basis for transfers to third countries: EU/EEA – Standard contractual clauses, Switzerland – Standard contractual clauses.
• Perplexity: Perplexity AI enables the processing and provision of information using artificial intelligence. This includes answering questions, providing information based on web content, and assisting with research by summarising and referencing relevant sources. When the service is used, text inputs are automatically analysed and processed by artificial intelligence to generate context-sensitive and accurate answers. However, no individual search queries are stored, meaning that there is no permanent linking or tracking of queries. Service provider: Perplexity AI, Inc., 575 Market St. Fl 4, 94105 San Francisco, USA. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: perplexity.ai. Privacy policy: perplexity.ai/de/hub/legal/privacy-policy. Basis for transfers to third countries: EU/EEA – Data Privacy Framework (DPF), Switzerland – Data Privacy Framework (DPF).

Video conferences, online meetings, webinars and screen sharing

We use platforms and applications from other providers (hereinafter referred to as “conference platforms”) for the purpose of conducting video and audio conferences, webinars and other types of video and audio meetings (hereinafter collectively referred to as “conferences”). When selecting conference platforms and their services, we comply with legal requirements.

Data processed by conference platforms: When participants join a conference, the conference platforms process the personal data of the participants listed below. The scope of processing depends, on the one hand, on what data is required for a specific conference (e.g. provision of login details or real names) and, on the other hand, on what optional information is provided by the participants. In addition to processing for the purpose of conducting the conference, participants’ data may also be processed by the conference platforms for security purposes or to optimise the service. The data processed includes personal details (first name, surname), contact information (email address, telephone number), login details (access codes or passwords), profile pictures, details of professional position/role, the IP address of the internet connection, details of participants’ devices, their operating system, browser and its technical and language settings, information on the content of communications, i.e. chat entries as well as audio and video data, and the use of other available functions (e.g. polls). Communication content is encrypted to the extent technically provided by the conference providers.

Logging and recordings: If text entries, participation results (e.g. from surveys) and video or audio recordings are logged, participants will be informed of this transparently in advance and, where necessary, asked for their consent.

Participants’ data protection measures: Please refer to the privacy policies of the conference platforms for details on how your data is processed, and select the security and privacy settings that best suit your needs within the conference platform settings.

Notes on legal bases: Where, in addition to the conference platforms, we also process users’ data and ask users for their consent to the use of the conference platforms or certain functions (e.g. consent to the recording of conferences), the legal basis for the processing is this consent. Furthermore, our processing may be necessary to fulfil our contractual obligations. In all other respects, users’ data is processed on the basis of our legitimate interests in efficient and secure communication with our communication partners.

• Types of data processed: Master data; contact details; content data; usage data; image and/or video recordings; audio recordings; log data.
• Data subjects: Communication partners; Users; Persons depicted.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations; communication; office and organisational procedures.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information in the section “General information on data storage and deletion”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, processes and services:

• Microsoft Teams: Used to conduct online events and conferences, as well as to communicate with internal and external participants. Voice transmission, direct messaging, group communication and collaboration features are used; the following data is processed: name, business contact details, job profile, participation and content (audio/video, voice, chat, files, voice transcription). Audio signals are generally not stored, unless recording is enabled. Meeting and conference recordings are stored for 90 days by default, unless a different duration is specified. Service provider: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland; Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: microsoft.com/de-de/microsoft-teams. Privacy statement: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Basis for transfers to third countries: EU/EEA – Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses; Switzerland – Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses.

Cloud services

We use software services accessible via the internet and run on their providers’ servers (so-called “cloud services”, also referred to as “Software as a Service”) for the storage and management of content (e.g. document storage and management, exchange of documents, content and information with specific recipients, or publication of content and information).

In this context, personal data may be processed and stored on the providers’ servers, insofar as such data forms part of communications with us or is otherwise processed by us as set out in this privacy policy. This data may include, in particular, users’ master data and contact details, as well as data relating to transactions, contracts, other processes and their content. The cloud service providers also process usage data and metadata, which they use for security purposes and to optimise their services.

Where we use cloud services to provide forms or similar documents and content for other users or on publicly accessible websites, the providers may store cookies on users’ devices for the purposes of web analytics or to remember users’ settings (e.g. in the case of media control).

• Types of data processed: Master data; contact details; content data; usage data; meta, communication and procedural data.
• Data subjects: Prospective customers; communication partners; business and contractual partners; users.
• Purposes of processing and legitimate interests: Office and organisational procedures; IT infrastructure; provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information in the section “General information on data storage and deletion”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, methods and services:

• Infomaniak: Services in the field of providing IT infrastructure and related services (e.g. storage space and/or computing capacity). Service provider: Infomaniak AG, 25 Eugène-Marziano, 1227 Les Acacias, GE, Switzerland. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: infomaniak.com/de. Privacy policy: infomaniak.com/de/agb/datenschutzrichtlinien. Data processing agreement: Provided by the service provider.

Marketing communications via email, post, fax or telephone

We process personal data for the purposes of advertising communications, which may be carried out via various channels, such as email, telephone, post or fax, in accordance with legal requirements.

Recipients have the right to withdraw their consent at any time or to object to marketing communications at any time free of charge via the contact details provided above.

Following revocation or objection, we store the data necessary to prove prior authorisation for contacting or sending communications for up to three years after the end of the year in which the revocation or objection was made, on the basis of our legitimate interests. The processing of this data is limited to the purpose of potentially defending against claims. On the basis of the legitimate interest in permanently respecting the user’s withdrawal or objection, we also store the data necessary to prevent further contact (e.g. depending on the communication channel, the email address, telephone number, name).

• Types of data processed: Master data; contact details; content data.
• Data subjects: Communication partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Direct marketing (e.g. by email or post); marketing; sales promotion.
• Retention and erasure: Erasure in accordance with the information in the section “General information on data storage and erasure”.
• Legal basis: Consent (Art. 6(1)(a) GDPR); Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Social media presence

We maintain online presences on social media platforms and, in this context, process user data in order to communicate with users active on these platforms or to provide information about us.

Please note that user data may be processed outside the European Union in this context. This may entail risks for users, as it could, for example, make it more difficult to enforce user rights.

Furthermore, user data within social networks is generally processed for market research and advertising purposes. For example, usage profiles may be created based on users’ behaviour and the resulting interests. These profiles may in turn be used, for instance, to display advertisements within and outside the networks that are presumed to correspond to users’ interests. Consequently, cookies are usually stored on users’ computers, in which their usage behaviour and interests are recorded. Furthermore, data may also be stored in the user profiles regardless of the devices used by the users (particularly if they are members of the respective platforms and are logged in there).

For a detailed description of the respective forms of processing and the options for objecting (opt-out), please refer to the privacy policies and information provided by the operators of the respective networks.

We would also like to point out that requests for information and the exercise of data subjects’ rights are most effectively made directly to the providers. Only the latter have access to the user data and can take appropriate measures and provide information directly. Should you nevertheless require assistance, please do not hesitate to contact us.

• Types of data processed: Contact details; Content data; Usage data.
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Communication; Feedback; Public relations.
• Retention and erasure: Erasure in accordance with the information in the section “General information on data storage and erasure”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, processes and services:

• LinkedIn: Social network – Together with LinkedIn Ireland Unlimited Company, we are responsible for the collection (but not the further processing) of visitor data used to generate the “Page Insights” (statistics) for our LinkedIn profiles. This data includes information about the types of content users view or interact with, as well as the actions they take. Information on the processing of user data by LinkedIn can be found in LinkedIn’s privacy policy. We have entered into a specific agreement with LinkedIn Ireland (‘Page Insights Joint Controller Addendum’), which sets out in particular the security measures LinkedIn must observe and in which LinkedIn has agreed to fulfil the rights of data subjects. Joint responsibility is limited to the collection and transfer of data to LinkedIn Ireland Unlimited Company, a company based in the EU. Further processing of the data is the sole responsibility of LinkedIn Ireland Unlimited Company. Service provider: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Dublin 2, Ireland. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: linkedin.com. Privacy policy: linkedin.com/legal/privacy-policy. Basis for transfers to third countries: EU/EEA – Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses; Switzerland – Data Privacy Framework (DPF), Standard Contractual Clauses. Right to object (opt-out): linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.
• Xing: Social network. Service provider: New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Germany. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: xing.com. Privacy policy: privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

Plug-ins, embedded functions and content

We integrate functional and content elements into our online offering that are obtained from the servers of their respective providers (hereinafter referred to as “third-party providers”). These may include, for example, graphics, videos or city maps (hereinafter collectively referred to as “content”).

This integration always requires the third-party providers of this content to process the user’s IP address, as they would be unable to send the content to the user’s browser without it. The IP address is therefore necessary for the display of this content or these functions. We endeavour to use only such content where the respective providers use the IP address solely for the purpose of delivering the content. Third-party providers may also use so-called pixel tags (invisible graphics, also known as ‘web beacons’) for statistical or marketing purposes.

Notes on legal bases: Where we ask users for their consent to the use of third-party providers, the legal basis for data processing is this consent. Otherwise, user data is processed on the basis of our legitimate interests (i.e. an interest in efficient, cost-effective and user-friendly services).

• Types of data processed: Usage data; meta, communication and procedural data.
• Data subjects: Users (e.g. website visitors, users of online services).
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of our online services and user-friendliness.
• Retention and deletion: Deletion in accordance with the information in the section “General information on data storage and deletion”.
• Legal basis: Consent (Art. 6(1)(a) GDPR); Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, methods and services:

• Google Fonts (hosted on our own server): Provision of font files for the purpose of a user-friendly presentation of our online offering. Service provider: Google Fonts are hosted on our server; no data is transmitted to Google. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Management, organisation and support tools

We use services, platforms and software from other providers (hereinafter referred to as “third-party providers”) for the purposes of organising, managing, planning and delivering our services. When selecting third-party providers and their services, we comply with legal requirements.

In this context, personal data may be processed and stored on the third-party providers’ servers. This may affect various types of data which we process in accordance with this privacy policy.

Where users are referred to third-party providers or their software or platforms in the context of communication, business or other relationships with us, the third-party providers may process usage data and metadata for security purposes, to optimise their services or for marketing purposes.

• Types of data processed: Content data; usage data; meta, communication and process data; master data; contact data; contractual data.
• Data subjects: Communication partners; users; prospective customers; business and contractual partners.
• Purposes of processing and legitimate interests: Provision of contractual services and fulfilment of contractual obligations; office and organisational procedures.
• Retention and erasure: Erasure in accordance with the information in the section “General information on data storage and erasure”.
• Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further information on processing procedures, methods and services:

• Skribble: Electronic signing of documents, sending documents for signature, tracking the status of documents, storage of signed documents. Service provider: Skribble AG, Förrlibuckstrasse 190, 8005 Zurich, Switzerland. Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Website: skribble.com/de-de. Privacy policy: skribble.com/de-de/datenschutz.

Definitions

This section provides an overview of the terms used in this privacy policy. Where terms are defined by law, their legal definitions apply. The explanations below, however, are primarily intended to aid understanding.

• Employees: Employees are defined as persons who are in an employment relationship, whether as staff members, employees or in similar positions. An employment relationship is a legal relationship between an employer and an employee, established by an employment contract or agreement. It entails the employer’s obligation to pay the employee remuneration in return for the employee’s work. Employee data refers to all information relating to these individuals and arising in the context of their employment. This includes aspects such as personal identification details, identification numbers, salary and bank details, working hours, holiday entitlements, health data and performance appraisals.
• Master data: Master data comprises essential information required for the identification and management of contractual partners, user accounts, profiles and similar records. This data may include, amongst other things, personal and demographic details such as names, contact information (addresses, telephone numbers, email addresses), dates of birth and specific identifiers (user IDs).
• Content data: Content data comprises information generated in the course of creating, editing and publishing content of all kinds. This category of data may include text, images, videos, audio files and other multimedia content published on various platforms and media. Content data is not limited to the actual content itself, but also includes metadata that provides information about the content, such as tags, descriptions, author information and publication dates.
• Contact data: Contact data is essential information that enables communication with individuals or organisations. It includes, amongst other things, telephone numbers, postal addresses and email addresses, as well as communication channels such as social media handles and instant messaging identifiers.
• Artificial Intelligence (AI): The purpose of processing data using Artificial Intelligence (AI) involves the automated analysis and processing of user data to identify patterns, make predictions and improve the efficiency and quality of our services. This involves the collection, cleansing and structuring of data, the training and application of AI models, and the continuous review and optimisation of results, and is carried out exclusively with the consent of users or on the basis of legal authorisation.
• Meta, communication and procedural data: Meta, communication and procedural data are categories that contain information about the manner in which data is processed, transmitted and managed. Meta-data, also known as data about data, comprises information that describes the context, origin and structure of other data. Communication data captures the exchange of information between users via various channels. Operational data describes the processes and procedures within systems or organisations.
• Usage data: Usage data refers to information that records how users interact with digital products, services or platforms. This data encompasses a wide range of information that reveals how users utilise applications, which features they prefer, how long they spend on specific pages and the paths they take when navigating through an application. Usage data may also include frequency of use, timestamps of activities, IP addresses, device information and location data.
• Personal data: “Personal data” means any information relating to an identified or identifiable natural person (hereinafter “data subject”); a natural person is considered identifiable if they can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier (e.g. a cookie) or to one or more factors specific to their physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity.
• Log data: Log data is information about events or activities that have been logged in a system or network. This data typically contains information such as timestamps, IP addresses, user actions, error messages and other details regarding the use or operation of a system.
• Controller: The term “controller” refers to the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.
• Processing: “Processing” means any operation or set of operations which is performed on personal data, whether or not by automated means. The term is broad and encompasses virtually any handling of data, be it collection, evaluation, storage, transmission or deletion.
• Contract data: Contract data is specific information relating to the formalisation of an agreement between two or more parties. It documents the terms under which services or products are provided, exchanged or sold. Contract data may include the start and end dates of the contract, the nature of the agreed services or products, price agreements, payment terms, termination rights, renewal options and special conditions or clauses.
• Payment data: Payment data comprises all information required to process payment transactions between buyers and sellers. It includes details such as credit card numbers, bank details, payment amounts, transaction dates, verification numbers and billing information.